Tips en tools om slim je voorraad bij te houden

Ben je bang om bestellingen mis te lopen door een tekort aan of een wisselende voorraad? Inzicht in de voorraad en deze bijhouden is een uitdagende klus zijn. Je moet er tijd insteken en opslagruimte is vaak kostbaar, zeker als deze vrijwel leeg staat.

Hoe je het magazijn opzet en indeelt is vaak afhankelijk van een aantal belangrijke factoren. Besteed je hier geen tijd en moeite aan, dan verlies je inkomsten. Bezoekers kiezen er dan voor om bij de concurrent een aankoop te voltooien in plaats van bij jou. De voorraad goed bijhouden is daarom een vereiste voor iedere (web)shop. 

Tips om eenvoudig je voorraad bij te houden

Bij goed voorraadbeheer zijn een aantal factoren erg belangrijk. We geven hieronder een aantal tips om je voorraadsysteem efficient en slim te beheren.

Soorten producten

Welke soorten producten je op voorraad hebt bepalen de wijze waarop je de voorraad gaat organiseren. Bederfelijke producten kun je niet lang op voorraad hebben en moeten snel worden verkocht. Wellicht heb je hier zelfs een koeling voor nodig en deze neemt ruimte in. Je hebt producten (groot of klein) die snel worden verkocht en producten die langer blijven liggen. Sommige producten zijn periodiek, dus is het belangrijk dat je weet wanneer je deze producten binnenkrijgt en over welke periode je ze aanbiedt. Denk bijvoorbeeld aan de verschillende seizoenen en actieproducten. Op basis hiervan kun je de voorraad gaan organiseren.

Leveringen en leveranciers

Zorg voor een slimme bevoorrading van je opslagruimte. Onderhoud je relatie met leveranciers. Een goede relatie kan leiden tot betere deals die kunnen helpen bij het verlagen van de kosten en wellicht de marge verhogen. Ook kun je bezuinigen op verzendkosten wanneer je producten in bulk besteld. Dit betekent simpel gezegd dat je een grote hoeveelheid producten in één keer besteld. Ondanks dat je wellicht een vaste leverancier hebt, is het altijd goed om een lijst met back-up leveranciers achter de hand te hebben. Deze lijst kan ook van pas komen wanneer je gebruikelijke leverancier, op een bepaald moment, niet meer kan voldoen aan jouw behoefte.

Wanneer je kunt terugvallen op een back-up, zorgt dit voor minder stress en hoge kosten. Ook doe je er goed aan je leveringen in te plannen. Sommige dagen zijn drukker dan anderen en een planning geeft vaak rust. Het laten bezorgen van een levering buiten de reguliere uren geeft je meer tijd om de voorraad te organiseren, maar kan je soms wel meer kosten.

Zorgeloze voorraad

Een goede manier voor een zorgeloze voorraad is voorraad in consignatie. Dit is een deel van de voorraad die in jouw opslagruimte wordt geplaatst, maar waarvan de leverancier officieel gezien de juridische eigenaar is. Zodra de voorraad is verkocht, krijg je van de leverancier de factuur. Op deze manier kun je standaard producten (vast assortiment) die je niet hebt verkocht, weer retourneren aan je leverancier.

Omarm technologie

Voorraadbeheer kan tijdrovend zijn als je het in je eentje moet doen. Met behulp van voorraadbeheer software wordt de voorraad bijhouden eenvoudiger, sneller en efficiënter. Belangrijk is dat je ieder deel van de voorraad opneemt in het systeem, dit geeft je inzicht. Met voorraadbeheer software of een voorraad app weet je direct hoeveel producten je nog op voorraad hebt en waar deze zich in het magazijn bevinden. Laat software je helpen met het opzetten van een inzichtelijke voorraad.

Automatiseer je voorraadbeheer

Ben je al een tijdje bezig met het beheren van de voorraad, dan heb je waarschijnlijk genoeg informatie om te bepalen wanneer welke producten in welke hoeveelheid besteld moeten worden. Deze terugkerende bestellingen kun je dan automatiseren. Je geeft je voorraadsysteem dan opdracht bestellingen automatisch te versturen op basis van een aantal voorwaarden, terwijl jij de rest van de voorraad in de gaten houdt.

Zodra je deze punten hebt toegepast, moet het gestroomlijnd gaan met je voorraadbeheer. Met behulp van voorraadbeheer software kun je tekorten voorkomen en een overschot beperken tot het broodnodige. Kortom, je voorraadbeheer wordt lean en mean!

Voorraadbeheer software aanbieders

Hieronder vind je drie aanbieders van voorraadbeheer software die je het makkelijk maken de voorraad bij te houden.

Meer weten over de aanbieders? Bekijk het complete overzicht en vergelijk de voorraadbeheersystemen met elkaar.

Voorraad bijhouden als (online) retailer?

Als je een winkel en webshop hebt, is het ideaal om de kassa en voorraadbeheer met elkaar te integreren. Dit kan tegenwoordig met een geïntegreerd online kassasysteem met voorraadbeheer. Zo heb je volledige controle op je voorraad, je inkoop en je verkoopcijfers in één systeem. De voorraad bijhouden wordt hierdoor nog makkelijker. 

Een aantal mogelijkheden op een rij:

• beheer één voorraad voor zowel winkel als webshop
• eenvoudig beheer van meerdere voorraadlocaties 
• tijd besparen op je administratie door een koppeling met de boekhouding
• inzicht in alle verkoopcijfers zodat je efficiënter kunt inkopen
• en daardoor minder nee-verkopen en betere marges

Benieuwd wat dit precies voor jou kan betekenen? En hoe je de goede oplossing vindt als retailer? Download de gratis kassasysteem checklist voor de retail!