Wanneer je je klanten alvast wil laten weten hoe een factuur eruitziet, dan kun je een pro forma factuur maken. De betekenis van pro forma is dan ook 'voor de vorm'. Het is een voorlopige (concept) factuur die nog niet hoeft te worden betaald. Hiermee kan bijvoorbeeld een koerier eventuele papieren al voor elkaar maken en zorgen dat er zo min mogelijk vertraging zal optreden bij de verzending. In dit blog leg ik uit hoe je zelf een pro forma factuur kunt maken met behulp van (gratis) facturatie software.
Het maken van een pro forma factuur
Je kunt een pro forma factuur maken door hiervoor een programma te gebruiken. Hiermee hoef je alleen maar bepaalde gegevens in te voeren om de gevraagde nota eruit te draaien. Hierna hoef jij hem dan alleen nog maar op te sturen naar de klant. Om dit consequent te doen, kun je hiervoor (gratis) facturatie software gebruiken.
Deze software helpt je om altijd op tijd te zijn met je facturen en bespaart je veel onnodig papierwerk en tijd. Bovendien is het voor beide partijen vanaf het begin van de opdracht duidelijk wat de verwachtingen zijn en hoe de uiteindelijke factuur eruitziet. Afnemers kunnen een pro forma factuur bijvoorbeeld gebruiken om subsidies aan te vragen of administratieve formaliteiten af te handelen.
Stappenplan: Zelf een pro forma factuur maken
In het stuk hieronder leggen we stapsgewijs uit hoe je gemakkelijk een pro forma factuur kunt maken met geautomatiseerde software. Voor dit stappenplan gebruiken wij de software van Rompslomp, maar je kan ook andere software gebruiken.
Stap 1: Maak een concept factuur
Als je bent ingelogd kan je in het menu links ‘’factuur maken’’ aanklikken. Wanneer je in het facturen scherm zit kan je rechts op de knop ‘’ nieuwe factuur’’ klikken.
Stap 2: Factuur omzetten naar pro forma factuur
Nu je een factuur hebt aangemaakt, zou die er als volgt uit moeten zien. In het rechtermenu staat ‘’genereer pro forma factuur’’. Wanneer je hierop klikt wordt de factuur automatisch in een pro forma factuur omgezet.
Stap 3: Personaliseer je pro forma factuur
Nu je de opzet van een pro forma factuur hebt, hoef je alleen nog de gegevens van je eigen bedrijf in te vullen. Dit kan je gemakkelijk doen door rechtsboven op de ‘’vul je gegevens aan’’ knop te klikken. Wil je toch nog een eigen huisstijl of logo toevoegen aan de factuur? Dit kan ook gemakkelijk door in het linkermenu naar instellingen te gaan en vervolgens op lay-out te klikken.
Pro forma factuur voorbeeld
Je pro forma factuur zou er nu ongeveer hetzelfde als het factuur hieronder moeten uitzien, alleen dan met je eigen gegevens en lay-out.
Stap 4: Verstuur je pro forma factuur
Nu je factuur gemaakt is, kun je de factuur gemakkelijk verzenden door op de knop in het rechtermenu ‘’factuur versturen" te klikken. Hierbij kan je kiezen om het factuur rechtstreeks vanuit Rompslomp te versturen of om de factuur naar pdf te converteren en het via de mail op te sturen.
Wanneer wordt een pro forma factuur gebruikt?
Een pro forma factuur wordt veelal gebruikt bij de import of export van goederen naar het buitenland. Hierbij kan je een pro forma factuur toesturen zodat de klant weet wat er precies geïmporteerd of geëxporteerd gaat worden. Dit is van belang, omdat er vaak veel vergunningen en inklaringsdocumenten bij import en export komen kijken.
Door de pro forma factuur weet de klant dus precies welke vergunningen en inklaringsdocumenten nodig zijn voor de verhandelde goederen.
Wanneer wordt een pro forma factuur verstuurd?
Meestal ontvang je een pro forma factuur nadat je een offerte hebt bevestigd. Door middel van het pro forma factuur vraagt de leverancier je dan een vooruitbetaling te doen alvorens hij overgaat tot levering.
Pro forma facturen worden ook gebruikt tijdens internationale handelstransacties. Verzend je op commerciële basis producten naar bestemmingen buiten de EU? Dan is het toevoegen van een commerciële factuur in tweevoud verplicht voor de douane.
Verzend je niet-commerciële producten (o.a. een cadeau, monster of defect onderdeel)? Dan voeg je twee pro forma facturen bij. De precieze regels per land kunnen verschillen en dus is het verstandig om voor verzending te controleren welke regels jouw handelsbestemming hanteert ten aanzien van pro forma facturen.
Wat is het verschil tussen een gewone factuur en een pro forma factuur?
Het grootste verschil is dat een pro forma factuur geen rechtsgeldig document is en dat de koper deze factuur niet hoeft te betalen. ook hoeft het niet te voldoen aan de eisen die gelden voor een gewoon factuur, wel moet er altijd vermeld worden dat het gaat om een pro forma factuur, zodat het te onderscheiden is van een gewoon factuur. Je hoeft dus ook geen factuurnummer te noteren op een pro forma-factuur, echter is het niet toegestaan om hetzelfde factuurnummer voor een gewoon factuur en een pro forma-factuur te gebruiken.
