Wil je jouw document management optimaliseren? Dan biedt document management software (DMS) uitkomst. Met een DMS schep je orde in de chaos die grote hoeveelheden documenten kunnen veroorzaken.
Document management probeert zo goed en efficiënt mogelijk om te gaan met de informatiestroom die op je afkomt wanneer je ondernemer bent. Met document management breng je structuur in deze ongestructureerde data. Verder zorgt document management ervoor dat het samen werken aan documenten soepel verloopt en dat documenten snel beschikbaar en vindbaar zijn.
Je kunt documenten beheren door deze te archiveren in een archiefkast. In dit geval gaat het om papieren documenten. Vooral wanneer je nog een overzichtelijke administratie hebt kun je op deze manier best je administratie beheren en bewaren. Als je document beheer grotendeels op papier is, wordt het extra belangrijk om jouw archief goed op orde te hebben. Ook moet je voldoen aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Je moet de papieren documenten dus minimaal zeven jaar bewaren.
Wanneer je merkt dat je het overzicht verliest, is het verstandig te kiezen voor document management software. Met DMS software sla je namelijk al je gegevens centraal op en alles wordt ordelijk gearchiveerd. Het digitaliseren van documenten is even een tijdrovend klusje, maar daarna raak je nooit meer een document kwijt.
Een document management systeem schept dus orde in de chaos. Een groot voordeel is het digitaliseren van documenten en formulieren. Maar een DMS heeft nog meer voordelen:
De document management software indexeert jouw documenten, waardoor je heel gericht kunt zoeken (op criteria en inhoud). Dit bespaart nogal wat tijd in vergelijking met het zoeken naar een papieren document in een archiefkast.
Net als met workflow software kun je met DMS workflows inrichten. Dit is vooral een zeer handige functie wanneer je projectmatig werkt. Wanneer een medewerker klaar is met het bewerken van een document, krijgt de volgende in de workflow een melding en kan meteen verder. Zo blijft er nooit werk onnodig lang liggen.
Heb je last van een wildgroei aan contracten? Dan kun je met DMS software eenvoudig deze contracten beheren. Zo vergeet je nooit meer een contract te verlengen of juist te beëindigen. Je krijgt namelijk automatisch een notificatie wanneer een contract afloopt.
DMS software is cloud based (ook wel DMS online), dit betekent dat na het documenten digitaliseren deze altijd en overal beschikbaar zijn. Bovendien kun je de documenten benaderen met alle devices (telefoon, tablet en computer). Mocht er spontaan een probleem ontstaan, dan kan dit snel worden opgelost.
Er staat een groot aanbod van DMS online. Het is dus niet makkelijk om de goede te kiezen voor je documenten beheer. Elke software voor het digitaliseren van documenten en formulieren heeft zijn sterke en zwakke punten. Probeer daarom, voordat je overgaat tot aanschaf, de software uit om er een feel mee te krijgen. Bekijk of het DMS beschikt over alle functies die jij nodig denkt te hebben.
Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.
Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past.
We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.