De 5 fases die je doorloopt bij project management

Project management, het beheersen en bijhouden van verschillende projecten. Het managen van een project bestaat hoofdzakelijk uit vijf fases. Het omvat de manier waarop taken van een project worden voorbereid, gepland, uitgevoerd, gecontroleerd en afgerond.

Project management omvat het werk van projectleiders, medewerkers en stakeholders; eigenlijk iedereen die bij het project betrokken is. Een project kan natuurlijk zijn opgedeeld in verschillende deelprojecten of in samenwerkingen met andere bedrijven.

Projecten managen wordt vaak als een overweldigende taak gezien, waarbij je snel het overzicht kan verliezen. In dit blog lees je wat de verschillende fases van project management inhouden en hoe je van een complexe taak behapbare delen maakt. Zo behaal jij je projectdoelen!

Voorbereiding

In deze eerste fase wordt het projectidee, waar het gehele project om draait, geëvalueerd. Belangrijke vragen daarbij zijn:

• Past het idee wel echt bij het bedrijf?
• Is het een haalbaar idee: is er genoeg mankracht in huis?
• Gaat het uiteindelijke project de organisatie vooruit helpen?

Zodra deze vragen drie keer met ‘ja’ worden beantwoord, kun je starten met het definiëren van het doel van het project en het gewenste resultaat. Dat geldt ook voor de rollen van de betrokken partijen. Mocht er een haalbaarheidsonderzoek vereist zijn, dan is deze eerste fase hét moment om dat uit te voeren. De eerste fase resulteert in een projectplan. Dit moet worden goedgekeurd door alle betrokken partijen.

Planning

In de tweede fase wordt het projectplan verder uitgewerkt tot een plan van aanpak voor de rest van het project. De gehele route van het project wordt in kaart gebracht. Hier wordt onder andere in opgenomen:

• Het vaststellen van concrete doelen en subdoelen;
• Een kostenbegroting;
• Een definitie van het eindresultaat.

In het projectplan staat ook beschreven hoe er met onvoorziene omstandigheden en eventuele risico’s wordt omgegaan. Daarnaast staat in het projectplan beschreven hoe er moet worden gecommuniceerd binnen het team en met andere betrokken. Het bevat ook een heldere tijdlijn van wat wanneer moet gebeuren; doelen stellen met een duidelijke deadline. Belangrijk is wel om een ruime planning op te stellen. Aspecten zullen nooit exact volgens planning gaan. Aan de projectleider de taak om het plan van aanpak, de planning, nauw in de gaten te houden en in te grijpen waar dat nodig is. Dit kan eenvoudig met behulp van project management software. Deze online software neem je overal mee naar toe en biedt overzicht daar waar jij het kwijt kan raken.

Overzicht van project management software

Hieronder vind je vijf aanbieders van project management software. Zo wordt het opstellen van een planning een stuk eenvoudiger.

Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk hier het complete overzicht met project management software. 

Uitvoering

In deze fase wordt het project zichtbaar aan de buitenwereld. Meestal vindt er een kick-off plaats met het hele projectteam. Iedereen wordt op de hoogte gesteld van zijn of haar rollen en taken. Ook andere belangrijke projectinformatie wordt hier medegedeeld. De derde fase staat in het teken van het creëren van kwalitatieve output. Het succes van de uitvoering van het project rust op de schouders van de projectleider. Deze persoon zorgt voor focus en moet zo precies mogelijk alles plannen in de tweede fase.

Controle

Deze vierde fase overlapt deels met de derde fase. Je controleert namelijk de uitvoering. Gedurende de uitvoering van het project houdt de projectleider de voortgang nauwlettend in de gaten om er zeker van te zijn dat er niet van de planning wordt afgeweken. Het plannen van tussentijdse bijeenkomsten met het hele projectteam is niet geheel onbelangrijk. Wil je zo min mogelijk bijeenkomsten in plannen, dan is project management software in de cloud een handige manier om de status van verschillende taken live te kunnen inzien.

Afronden

Een project is afgerond wanneer het eindproduct formeel is overgedragen aan alle betrokkenen. Voordat je het gehele project afrondt is het verstandig om samen met het hele projectteam te evalueren: wat ging er goed en wat had beter/anders gekund? Deze punten kun je vervolgens in het project management systeem zetten en meenemen bij volgende projecten. Zo voorkom je dat je in de toekomst dezelfde fouten maakt. Ook kun je wellicht fases beter laten verlopen en het meest efficiënte team samenstellen.

Kortom, project management staat in het teken van vijf belangrijke fases. Het omvat het werk van projectleiders, medewerkers en stakeholders; iedereen die bij het project betrokken is. Projecten managen kan als een overweldigende taak worden gezien, maar met behulp van project management tools behaal jij efficiënt en effectief jouw projectdoelen!