Waar moet je op letten als je zakelijke telefonie gaat vergelijken?

Dat je als ondernemer goed bereikbaar moet zijn staat buiten kijf. Maar wie dacht dat alle zakelijke telefonie providers zo ongeveer hetzelfde bieden, heeft het mis.

Natuurlijk is er onderscheid in prijs. Maar ook de veelzijdigheid van de verschillende pakketten verschilt sterk, naargelang de behoefte. En misschien wel het belangrijkst: het type telefoniepakket dat je kiest maakt nogal wat uit voor de kwaliteit.

Kortom, ‘bezint eer ge begint’.

In dit artikel vertellen we je hoe jij stapsgewijs zorgt dat je precies weet waar je op moet letten bij het kiezen van een zakelijk telefonie pakket.

Zakelijk telefoon abonnement zzp: waar hebben we het dan precies over?

De naam verklapt het natuurlijk al een beetje. Met zakelijke telefonie hebben we het over de telefoonverbinding voor zakelijke klanten. En al klinkt het simpel, achter die twee woorden gaat een behoorlijke verscheidenheid aan oplossingen schuil. Dat is niet zo vreemd, want de bereikbaarheid is een belangrijk onderdeel van de klantervaring. De verwachting van klanten wordt op dat gebied alleen maar groter.

Volgens Gartner wordt sinds 2019 al 50% van het zakelijke investeringsbudget aan klantenservice besteed. Gartner verwacht dat bedrijven grotendeels op het gebied van klantervaring gaan concurreren, veel meer dan op prijs of product alleen. Als we het over zakelijk telefoon abonnement zzp hebben, hebben we het dus over veel meer dan een binnenkomend belletje. We hebben het over het hart van de zakelijke dienstverlening en klantenservice. Hoe zorg je er nu voor dat je dit kanaal zo goed mogelijk benut?

Kies je voor traditioneel of toch voor VoIP?

Decennia lang kwam de telefoonlijn via een enkele draad het kantoorpand in. Die draad was van levensbelang, want daarmee stond het bedrijf in contact met klanten en leveranciers. Inmiddels zijn er ook veel bedrijven die voor een digitale oplossing hebben gekozen: VoIP.

VoIP staat voor “Voice over IP”. Het betekent dat je belt over het internet, in plaats van over een traditionele telefoonlijn. Of VoIP voor jou een slimme keus is, hangt af van wat voor jou belangrijk is.

Voordelen van VoIP

Dit zijn de belangrijkste voordelen van VoIP en de belangrijkste voordelen zakelijk telefoon abonnement:

• VoIP is vaak voordeliger dan een traditionele telefoonverbinding.
• Het heeft een superieure geluidskwaliteit, mits ook telefoontoestellen worden gebruikt die HD-kwaliteit ondersteunen.
• Er kan flexibel op- en afgeschaald worden. Het toevoegen of afschalen van extra telefoons en telefoonnummers wordt in de cloud geregeld en is een fluitje van een cent.
• Omdat je belt over het internet, en niet over een traditionele telefoonlijn, kun je overal waar internet is bellen. Zo is thuiswerken bijvoorbeeld heel gemakkelijk.
• VoIP is makkelijk te integreren met andere systemen, zoals CRM’s.

Nadelen van VoIP

Tegenover de voordelen van VoIP kunnen we 2 belangrijke nadelen benoemen:

• Voor VoIP is altijd internet nodig. Natuurlijk is het ontzettend fijn dat je dankzij een internetverbinding altijd en overal kunt bellen. Maar mocht die internetverbinding er even niet zijn, door werkzaamheden of storing, dan kun je dus óók niet meer bellen. Dat kan dus ook een nadeel zijn.
• Vertraging op de lijn. Wanneer je een trage of slechte internetverbinding hebt, kan het zijn dat er een irritante vertraging op de lijn optreedt. Zorg dus dat je een snelle en stabiele internetverbinding hebt als je voor VoIP kiest.

De traditionele telefoonlijn is al veel langer dan VoIP een betrouwbare manier gebleken om bedrijven in contact te brengen met klanten. Maar waarom is VoIP de laatste jaren dan zo in opkomst?

Voordelen van traditionele telefonie

De voordelen van een traditionele telefoonlijn:

• De betrouwbaarheid. Een traditionele telefoonlijn is niet afhankelijk van een internetverbinding. De telefoonlijnen worden dan ook zelden onderbroken, door bijvoorbeeld storingen.
• Consistente kwaliteit. Bellen in HD-kwaliteit mag bij VoIP dan mogelijk zijn, de kwaliteit bij een traditionele telefoonlijn is daarentegen meer consistent. Omdat de lijn niet afhankelijk is van snelheid en stabiliteit van het internet, kan er een constante kwaliteit geleverd worden.

Nadelen van traditionele telefonie

De nadelen van een traditionele telefoonlijn:

• Verouderde technologie. De wereld gaat toch steeds meer van analoog naar digitaal. En hoewel je daar nu niet direct problemen van ondervindt zullen de innovaties vooral op het digitale vlak plaats vinden. Daar profiteer je met een analoge telefoonlijn dan niet van mee.
• De kosten. Helaas zijn traditionele telefoonlijnen vaak wat duurder dan een VoIP verbinding.

Bepaal welke diensten voor jou belangrijk zijn

Niet elk zakelijke telefonie pakket is hetzelfde. Integendeel, er zijn er maar weinig hetzelfde. Vergelijken is dan ook lastig. Natuurlijk kun je de prijzen naast elkaar leggen, maar elke provider biedt zijn eigen extra diensten en voorwaarden aan die al dan niet bij de prijs zijn inbegrepen. Het is dan ook belangrijk om te bepalen welke extra diensten voor jou van belang zijn.

Deze extra diensten of functies zijn bijvoorbeeld:

• Een webhook: de mogelijkheid om zelf scripts te draaien zodat je instellingen kunt wijzigen. Vergt technische kennis.
• Een SMS-tool: het snel kunnen verzenden van sms’jes naar grote groepen klanten.
• Voice recording: telefoongesprekken opnemen om contractuele afspraken vast te leggen, of voor trainingsdoeleinden.
• Belstatistieken: sommige providers bieden inzicht in de belstatistieken, zodat je bij kunt houden hoe vaak en hoe lang er gebeld wordt. Ook geeft het inzicht in de bereikbaarheid.
• Apps: soms worden er mobiele apps aangeboden om snel de instellingen van je telefoonnummer aan te passen.
• Piekverkeer opvang: het opvangen van een plotseling grote groep bellende klanten, bijvoorbeeld na een marketingcampagne.

Overigens zijn de meeste van deze extra diensten alleen bij VoIP mogelijk.

Zakelijke telefoonnummers kiezen

Naast functionaliteit, vergeet ook niet het zakelijke telefoonnummer zelf. Het is middels VoIP eenvoudig geworden om mooie telefoonnummers met een druk op de knop vast te leggen. Deze zijn soms binnen een werkdag al actief en dus aankiesbaar voor jouw doelgroep.

Je kunt bijv. een 085 telefoonnummer aanvragen. Dit is momenteel een van de meest populaire netnummers omdat deze niet gebonden zijn aan een bepaalde regio; het zijn nationale telefoonnummers. In tegenstelling tot 088, kun je deze per stuk aanvragen. Bij 088 dien je gelijk een hele reeks telefoonnummers vast te leggen. Voor multinationals e.d. is dit fijn, maar voor MKB is één telefoonnummer vaak al afdoende.

De meesten zullen reeds bekend zijn met 0800 (gratis voor de beller) of 0900 (stelt bedrijven in staat de kosten te dekken of te verdienen aan het runnen van de lijn). Is de onderneming juist wél hoofdzakelijk lokaal actief dan zijn ook alle regionummers vast te leggen zoals 010, 020 en 070, ook wanneer het bedrijf in kwestie geen vestiging kent in Rotterdam, Amsterdam of Den Haag respectievelijk.

Dit zijn in een notendop de meest voor de hand liggende opties beschikbaar voor Nederlandse organisaties anno nu. Welk (net)nummer het beste past bij de organisatie in kwestie zal per geval verschillen. Bij het uitkiezen van een zakelijke telefonie aanbieder wil je nagaan of portering mogelijk is indien je je nummer wilt behouden, of dat je jouw geprefereerde nieuwe nummer(s) kunt vastleggen.

Vergelijk de verschillende pakketten van aanbieders op volledigheid

Niet alle VoIP providers Nederland bieden alle functies standaard aan en al helemaal niet altijd inbegrepen in de prijs. Zorg dus dat je de pakketten goed op volledigheid vergelijkt. Bepaal allereerst welke extra diensten voor jou belangrijk zijn. Train je doorlopend bijvoorbeeld veel klantenservice medewerkers? Dan kan voice recording van essentieel belang zijn. Stuur je rechtstreeks op je bereikbaarheidscijfers? Dan heb je inzicht nodig in de belstatistieken.

Wanneer je weet welke extra diensten je tenminste nodig hebt, is het verstandig om de verschillende aanbieders naast elkaar te zetten. Zorg dat je vervolgens niet alleen weet welke diensten de providers aanbieden, maar zorg ook dat je scherp bent op de prijs. Zijn de extra diensten inbegrepen of moet er extra voor betaald worden? Het is cruciaal om hier kritisch op te zijn, want de kosten kunnen behoorlijk oplopen als voor sommige diensten onverwacht extra betaald moet worden.

Hoe kun je op prijs vergelijken als de pakketten verschillend zijn?

Het is lastig om zakelijke telefonie louter op prijs te vergelijken, omdat de inhoud van de pakketten zo verschillend zijn. Toch kun je de beste aanbieders voor jezelf op een rijtje zetten en tot een besluit komen. Neem daarbij de volgende zaken in ogenschouw:

• Kijk naar de vaste prijs per maand: alleen naar prijs kijken kan dan wel niet, maar dat betekent niet dat de prijs onbelangrijk is.
• Zijn er bijkomende kosten per minuut? Sommige providers rekenen bij 088- en 085-nummers bijkomende kosten per minuut. Er zijn ook providers die ervoor kiezen dat niet te doen en een vast maandelijks bedrag rekenen (onder een zogenaamd fair use beleid). Om goed te vergelijken is het belangrijk om te weten hoe een provider hier mee omgaat.
• Vergelijk de bijkomende diensten: ik heb het al eerder genoemd. Die extra diensten kunnen, met name bij VoIP, echt het verschil maken. Vergelijk de verschillende zakelijke VoIP providers allereerst op het al dan niet aanbieden van de functies die je nodig hebt. Daarna is het belangrijk om te controleren of ze in de pakketprijs inbegrepen zitten of dat er afzonderlijk voor betaald moet worden.
• Lees de reviews. Het is een beetje een no-brainer, maar vergeet ook de reviews niet. Andere klanten gingen jou voor en hebben soms al laten weten wat ze van de dienstverlening vinden. Dat doen ze bijvoorbeeld op Kiyoh. Je kunt de beoordeling van een aanbieder gemakkelijk vinden door bijvoorbeeld op “[aanbieder] Kiyoh reviews” te zoeken op Google.

Maak je keuze en zorg dat je tevreden blijft

Wanneer je weet welke aanbieder het best bij je past, is het tijd om tot actie over te gaan. Nadat je de zakelijke telefonie aanbieder hebt gekozen die het best bij je past kun je overgaan tot installatie.

Zorg dat je, nadat je eenmaal voor een provider hebt gekozen, ook tevreden blijft. Maak optimaal gebruik van de extra diensten die zo’n provider aanbiedt bijvoorbeeld en blijf op de hoogte van nieuwe mogelijkheden door je te abonneren op een nieuwsbrief. Maar bovenal: je bent nooit getrouwd met één provider. Niet langer dan de initiële looptijd van het contract althans.

Wees dus niet te beroerd om elk jaar opnieuw te vergelijken. Ben je nog steeds tevreden met je huidige aanbieder? Dan weet je dat je goed zit. Maar het kan ook zomaar zijn dat er een nieuwe aanbieder bijgekomen is. Of een bestaande aanbieder met nieuwe voorwaarden die beter bij je passen. Kortom: met vergelijken ben je nooit helemaal klaar. Maak er een jaarlijks terugkerend agenda-item van, zo weet je zeker dat je tevreden blijft over je zakelijke telefonie verbinding.