De beste tips om je factuurtijd te halveren!

Je bent al een tijdje bezig als ZZP'er en de zaken gaan hartstikke goed. Iedere maand stijgt het aantal (verkoop)facturen. 

Naarmate je onderneming begint te groeien, merk je nu dat je te maken krijgt met tijdgebrek. 

Herken je onderstaande situatie?

• Je bent iedere maand meerdere uren bezig met het maken en versturen van offertes en facturen
• Je maakt regelmatig foutjes (btw bedragen verkeerd berekend, data verkeerd ingevoerd of niet het juiste aantal uren en werkzaamheden genoteerd)
• Je moet vaak de betalingen bij de klantgegevens zoeken
• Je werkt vanuit een Excel bestand, maar de administratie wordt inmiddels te ingewikkeld voor een Excel bestand
• Je moet lang wachten tot dat je klanten betalen

Je kunt de tijd die je hieraan besteed halveren! Hoe dan?

Het geheim: facturatie software

In dit artikel geef ik verschillende tips hoe je twee keer zo snel kunt factureren wanneer je werkt met een factuurprogramma.

Tip 1: In een klik je offerte omzetten in een factuur 

Een tijdrovend onderdeel van factureren is het opstellen van een offerte en deze te versturen en vervolgens te verwerken. Je kunt hiervoor een gratis factuurprogramma gebruiken zoals Excel.

Wist je dat nog zo'n 60% van de ondernemers in Nederland werkt met Excel? En wist je ook dat die 60% ruim 10 minuten per factuur nodig heeft voor het verwerken in Excel.

Met facturatie software automatiseer je de bovenstaande handelingen grotendeels. De meeste factuur software is namelijk voorzien van een offerte template. Je hoeft dus alleen nog maar de basisgegevens in te vullen en je offerte is klaar om verstuurd te worden.

Wanneer jouw klant besluit met jou in zee te gaan, kun je de offerte online accepteren. Als laatst kun je, na geleverde diensten of producten, de offerte snel omzetten naar een factuur. De factuur software zorgt ervoor dat alle regels van de offerte worden overgenomen in de factuur.

Offertes razendsnel omzetten in facturen met deze programma's

Bekijk hier het complete overzicht van alle factuurprogramma's

Tip 2: Niet langer zeuren over je debiteuren

Te laat betalende klanten, elke ondernemer heeft er mee te maken. Om achter niet of te laat betaalde facturen aangaan, ben je veel kostbare tijd kwijt. Het opstellen en versturen van betalingsherinneringen kost namelijk veel tijd en energie.

Maar zit hier niet langer over in, want dit kan veel sneller.

Met facturatie software kun je dit grotendeels automatiseren. Je stelt eenmalig de tekst van de betalingsherinnering. Wanneer een klant een factuur nog niet binnen de afgesproken tijd heeft betaald, stuurt de software automatisch een betalingsherinnering aan de klant. Met een factuurprogramma hoef je dus niet meer zelf achter de niet- betalende klanten aan gaan.

Je kunt ook instellen hoeveel herinneringen je verstuurt voordat je een incassobureau inschakelt. Heb je liever niet dat je een herinnering stuurt over een factuur van bijvoorbeeld honderd euro? Met online factureren kun je ook instellen dat er pas een herinnering wordt verstuurd bij facturen die hoger zijn dan een door jou ingesteld bedrag.

En mocht het zover komen dat je een incassobureau moet inschakelen, dan kun je dit in zijn geheel uitbesteden, wanneer je jouw software koppelt met een incassobureau.

Bekijk onze 3 tips in deze video:

Tip 3: E-facturatie in 1 minuut

Wil je nog sneller factureren?

Wanneer je jouw factuurstroom helemaal wilt automatiseren, dan kun je kiezen voor factuur software met e-facturatie. Met e-facturatie zijn alle facturen hetzelfde opgebouwd. Alle gegevens staan dus op een vaste plek en hebben een eigen betekenis. Zo kan een e-factuur dus vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem.

Wat moet je dan nog doen?

Het enige wat je hoeft te doen is af en toe te controleren of alle facturen goed zijn verwerkt. Ter vergelijking: handmatig inkloppen van gegevens (bijvoorbeeld in Excel) kost ongeveer 5 minuten per factuur. Met e-facturatie ben je binnen één minuut klaar.

Een extra tip: let er wel op dat de software UBL-ready is. Dit is de computertaal waarmee de verschillende software met elkaar kan communiceren en dus e-facturatie mogelijk maakt.

Tip 4: Scan, herken en bespaar

Hoe kun je nu nog meer tijd besparen op je facturatieproces? 

Hoewel een factuur versturen en verwerken niet heel veel tijd kost, neemt de inmiddels opgestapelde hoeveelheid facturen behoorlijk veel tijd in beslag. Hier kun je tijd op besparen. Een manier om dit te doen is met facturatie software met een ‘scan en herken’-functie.

Hoe werkt dit?

Je scant een factuur in met je smartphone of tablet. De factuur verschijnt vervolgens automatisch in jouw factuur software (de software is zo slim dat hij alle informatie op de factuur herkent) en er wordt een boekingsvoorstel voor je klaargezet. Dit voorstel hoef je alleen nog maar goed te keuren. Het enige wat je verder nog hoeft te doen is een omschrijving in het grootboek geven.

Op deze manier heb je alles gestructureerd bij elkaar. Zo kun je, als je dat wilt, tot wel driehonderd (!) facturen per uur verwerken. Je bespaart dus veel tijd op het overkloppen van gegevens. Het eerste bespaarde uur heb je al te pakken.

Facturatie software met een scan- en herkenfunctie

Bekijk hier het complete overzicht van alle factuurprogramma's 

Tip 5: Periodieke facturen, bespaart je uren

Vooral het betalen en herzien van betaalde facturen kost veel tijd. Door ook deze handelingen zoveel mogelijk te automatiseren met een facturatie systeem bespaar je tijd.

Je kunt namelijk automatisch meerdere factuurtermijnen aanmaken en plannen op basis van een vast bedrag, tot wel een heel jaar vooruit. Jouw facturen worden dan automatisch en op tijd betaald aan jouw leveranciers. Omdat het automatisch gebeurt, hoef je ook geen betaalde facturen meer te herzien.

Periodieke facturatie

Wanneer jouw klanten voornamelijk in abonnementsvorm betalen, is de functie ‘periodieke facturatie’ onmisbaar. Je stelt in de facturatie software de periode en de datum in wanneer jouw klanten moeten worden gefactureerd en de facturen worden automatisch verstuurd en verwerkt. Daar heb je geen omkijken meer naar.

Bovendien wanneer een klant niet of te laat betaalt, wordt er automatisch een betalingsherinnering verstuurd zoals eerder vernoemd. Zo win je makkelijk een half uur per maand op het checken of alle facturen wel zijn betaald.

Tip 6: Bespaar tijd door software te koppelen

Je kunt nog meer tijd winnen door jouw facturatie software te koppelen met andere software. Dit kan met met zogenoemde API’s. Een API zorgt ervoor dat de computerprogramma’s met elkaar kunnen communiceren.

Beetje technisch misschien, maar voor jou als ondernemer levert het tijdwinst op.

Zo is er bijvoorbeeld steeds meer facturatie software die koppelt met betaalservice Mollie. Hiermee besteed je het gehele betaalproces uit. Bovendien kun je door deze koppeling jouw klanten makkelijk en snel met iDEAL laten betalen. Uit onderzoek blijkt dat klanten hiermee drie keer zo snel betalen. Zo bespaar je weer tijd op jouw debiteurenbeheer.

Verdien je geld terug

Veel ZZP’ers zien er tegenop om geld uit te geven aan software. ‘Het is niet veel geld, maar toch’, is vaak de redenatie. Maar als je ervan uitgaat dat je een paar uur per maand kunt besparen op factureren, dan is die investering van een paar tientjes in de maand al snel terugverdiend. Bovendien betekenen die uren tijdwinst weer extra declarabele uren voor acquisitie bijvoorbeeld. Win-win dus.