1. Blog
  2. Boekhouding tips voor webshops
  1. Blog
  2. Boekhouding tips voor webshops

Haal alles uit je ERP & webshop software

Administratie 18 februari 2016 Leestijd 5 minuten

Het gaat goed met je webshop. De bezoekersaantallen stijgen en de bestellingen vliegen (letterlijk en figuurlijk) de deur uit. Geweldig natuurlijk! Je boekhouding schiet er alleen steeds meer bij in. Om te voorkomen dat het écht een rommeltje wordt is het verstandig om je Magento webshop aan je ERP systeem te koppelen.

Boekhoudkoppeling die bij je past

Hoe zorg je er nu voor dat je voor een boekhoud koppeling kiest die bij jou past? Het komt nog vaak voor dat het integratieproces onderschat wordt. Het is in veel gevallen niet even een koppeling ertussen zetten en klaar, maar je moet weten welke informatie uitgewisseld moet worden. Je hebt namelijk te maken met een keten aan applicaties die van elkaar afhankelijk zijn. Hoe is de Magento shop en de business software ingericht? Is er iemand die het hele proces kan begeleiden en overzien? Is de organisatie er klaar voor om deze stap te nemen? Kan er getest worden? Met deze vragen in het achterhoofd kan je deze tips gebruiken om de juiste keuze te kunnen maken:

Onderschat het proces niet

Houd er rekening mee dat je twee verschillende processen aan elkaar koppelt. Het boekhoudproces is anders dan het commerciële proces. Hierdoor zal de informatiebehoefte ook anders zijn. Ga na of je voldoende kennis in huis hebt om deze nieuwe informatiebehoefte op te vangen. Om het hele proces soepel te laten verlopen is het verstandig om van tevoren meerdere partijen in je organisatie bij elkaar te brengen om het proces door te spreken. Het is belangrijk dat zowel de financiële afdeling, maar ook de ICT en marketing afdeling op de hoogte zijn van het proces en het gebruik van de koppeling.

Breng goed in kaart wat er gesynchroniseerd moet worden

Om te beginnen raden we aan om een checklist op te stellen. In deze checklist geef je aan wat er gesynchroniseerd moet worden. Op basis van deze checklist wordt de keuze voor een boekhoud koppeling die bij jou past gemakkelijker. Hiermee breng je namelijk in kaart wat je precies wilt sturen als je gaat koppelen. Bij het afsluiten van de koppeling tussen Magento en Exact Globe en Exact Online, aangeboden door Dealer4Dealer, wordt een checklist van negen pagina's gehanteerd. Na de checklist is de tweede stap de keuze voor het programma dat je leidend wilt maken. Je kunt kiezen om je webshop leidend te maken of om je boekhoud programma leidend te maken. Beide programma's leidend maken is ook mogelijk. Een belangrijk aspect van de keuze hiervoor is om rekening te houden met de verschillende prijslijsten. Voor b2b worden namelijk andere prijzen gehanteerd dan voor b2c.

Zorg voor goede informatie en weet wat je koopt

De zoektocht naar een koppeling begint vrijwel altijd via zoekmachines zoals Google. Het internet staat vol met verschillende koppelingen, onder andere de eerder genoemde koppeling tussen Magento en Exact Online. Zorg ervoor dat je voldoende informatie verzamelt over de functionaliteiten van de koppeling. Twijfel je nog? Vraag dan een demo aan. Hierdoor wordt het maken van een beslissing gemakkelijker.

Houd controle en test goed

Het proces zelf in de hand houden of overlaten aan partners? Dit is een belangrijke vraag bij het kopen van een koppeling tussen je webshop en boekhoudsysteem. Het gebeurt in de praktijk vaak dat klanten het proces overlaten aan partners. Dit is logisch, zij worden gezien als specialist. Hoewel hier een kern van waarheid in zit, is het vaak zo dat je partner vaak alleen een specialist is in hun eigen vakgebied. Het totaal overzicht mist. Een verstandigere keuze is om zelf het overzicht te houden wat er precies gebeurt. Hierdoor houd je de controle in eigen hand. Voordat je besluit om de koppeling live te gebruiken, zal je de koppeling eerst goed moeten testen. Gebeurt dit niet, dan kan het zijn dat informatie niet goed doorgevoerd wordt waardoor je tegen problemen aan loopt.

Wil niet te snel, neem de tijd

Hoe complexer je webshop, hoe langer het duurt om de webshop te installeren. Het is belangrijk dat alles zorgvuldig en precies ingericht wordt. Dit heeft een langere doorlooptijd nodig. De ene koppeling is gemakkelijker te installeren dan een andere koppeling. Zo is een App zelf te installeren en komt er een specialist aan pas bij het installeren van een Plug-in. Als de installatie te snel gaat is de kans groot dat je op korte termijn tegen fouten van de synchronisatie aan loopt. Door de tijd te nemen voor de installatie zorg je ervoor dat je optimaal gebruik kan maken van de koppeling.

Werk samen met ervaren partijen

Zoals in punt één aangegeven koppel je twee totaal verschillende systemen aan elkaar. Hierdoor mist er intern vaak de benodigde kennis. Een keuze voor een ervaren partij met een interne helpdesk is verstandig. Een voorbeeld hiervan is Dealer4Dealer. Een e-commerce specialist op het gebied van koppelingen tussen webshops en Exact Online (een ERP boekhoudsysteem).

Geen webshop in Magento?

Heb je geen Magento webshop? Of wil je een webshop beginnen met een standaard pakket. Vergelijk dan hier alle software waarmee je zelf een webshop kunt starten.

Populaire software

Gerelateerde artikelen

9 september 2016

Wat is een webwinkel waard?

Administratie

Wat is mijn webwinkel waard? De waarde van jouw eigen webwinkel is een onderwerp waar je waarschijnlijk niet iedere dag mee bezig bent: De dagelijkse orderafhandeling en klantenservice krijgen waarsc...

23 december 2015

Hoeveel procent btw moet ik heffen in mijn webshop?

Administratie Webshop beginnen

Welke btw-tarieven moet ik hanteren in mijn webshop? Wanneer je een webshop beheert ben je in de meeste gevallen bij de Kamer van Koophandel ingeschreven als een onderneming. Zoals je wellicht al wee...

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products