Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
Leestijd 5 minuten
Facturatie Excel
blog-factureren-excel-vs-software.png

Maak je een factuur in Excel of met facturatie software?

Een factuur maken en ontvangen is inherent aan het runnen van een onderneming. De ene ondernemer stuurt er een paar per maand, de andere honderden. Het verschilt dus ook per onderneming op welke manieren je de factuurstroom kunt beheersen. Grofweg zijn er twee manieren: met Excel of met een factuurprogramma. Wil je weten welke manier van factureren het beste bij jou past? Lees dan deze blog en ontdek het.

Factureren hoort erbij

Het is natuurlijk leuk wanneer er geld binnenkomt, maar factureren kan ook een tijdrovend klusje zijn. Een factuur opstellen, versturen, goedkeuren, ontvangen en verwerken: er komt toch wat bij kijken. Ook zul je moeten nagaan welke facturen zijn betaald en welke openstaan. Hiervoor heb je wel een duidelijk inzicht in je factuurstroom nodig. Anders loop je de kans dat je een factuur misloopt of dat je vergeet een factuur te betalen. Beide wil je voorkomen. Om goed inzicht houden moet je regelmatig jouw factuurstroom in de gaten houden.

facturatie-excel
Wanneer je weinig facturen verstuurt, kun je prima uit de voeten met Excel

Wanneer maak je een factuur in Excel?

Zoals ik al zei verschilt het aantal facturen dat ondernemers ontvangen en versturen enorm. Vooral wanneer je factuurstroom is te overzien kun je met Excel prima uit de voeten. Een Excel factuur is zo gemaakt, maar let er wel op dat de factuur voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. En hoewel een factuurprogramma niet per se heel duur is, wil je als beginnende ondernemer op alles besparen, dus ook op de lage kosten van een factuurprogramma. Om een goed overzicht te bewaren zul je goed uit de voeten kunnen met Excel en zul je regelmatig je sheets moeten bijhouden en bijwerken.

Een Excel factuur is zo gemaakt, maar let er wel op dat de factuur voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

Voordelen factuur in Excel

Een factuur maken in Excel is makkelijk, want er zijn online veel voorbeeldfacturen te vinden. Je hoeft dus niet een factuur in Excel from scratch te maken. En: een factuur maken met Excel is gratis. Op elke pc staat wel Excel of een soortgelijk programma. Zo niet, dan kun je goed uit de voeten met Google Spreadsheets, een online-versie.

Excel is een heel uitgebreid programma, en is op alle kennisniveaus te gebruiken. Ben je nog niet zo handig, dan gebruik je de sjablonen. Heb je het opstellen van een factuur in Excel al meer in de vingers, dan kun je jouw facturen helemaal zelf inrichten (natuurlijk moet je nog wel aan de eisen van de Belastingdienst voldoen). Ook kun je periodieke of herhalende facturen aanmaken, bijvoorbeeld voor klanten die je iedere maand factureert.

Nadelen factuur maken in Excel

Er kleven ook nadelen aan het gratis factuurprogramma Excel. Want zodra jouw factuurstroom toeneemt zul je er meer tijd aan kwijt zijn. Hoewel het hele proces van maken tot verwerken van een factuur niet per se heel lang duurt, kan het een tijdrovende taak worden wanneer het aantal te verwerken facturen toeneemt. Dit komt doordat het toch een handmatige klus blijft.

Een factuur maken in Excel is en blijft een handmatige en dus tijdrovende klus

Dubbele factuurnummers

Een template die precies voldoet aan jouw wensen is moeilijk te vinden. De kans zit er dus in dat je zelf een template moeten bouwen. En wanneer je jouw facturen helemaal naar eigen smaak wilt inrichten, zul je uitgebreide kennis van Excel moeten hebben. Daar komt bij dat het maken van een Excel factuur nu nog foutgevoeliger wordt. En wanneer je een fout maakt, loop je het risico dat je hele factuurbestand onbruikbaar wordt.

Ook heb je de kans dat je bij het dupliceren van facturen vergeet het factuurnummer aan te passen, waardoor de factuur niet voldoet aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst. En wanneer je met je handen in het haar zit en eigenlijk hulp nodig hebt, wordt het lastig: Excel heeft geen support-desk. Je zult dus alle informatie online moeten vinden. Een ander nadeel is dat je Excel niet kunt koppelen met andere systemen om processen op elkaar af te stemmen, wat betekent dat je handmatig getallen moet overkloppen wanneer je een ander softwarepakket hebt.

  • We verstrekken dit adres niet aan derden

Waarom kiezen voor een factuurprogramma?

In vergelijking met factureren met Excel wordt met een factuurprogramma veel geautomatiseerd

Wanneer jouw onderneming groeit, neemt de factuurstroom automatisch ook toe. Wanneer je liever niet veel tijd kwijt bent aan het factureren, is kiezen voor een factuurprogramma slim. In vergelijking met factureren met Excel wordt met een factuurprogramma veel geautomatiseerd. Facturen voldoen bovendien automatisch aan alle eisen van de Belastingdienst, ook wanneer er iets verandert aan deze wettelijke eisen.

e-factuur
Met e-facturatie automatiseer je jouw hele factuurstroom

De voordelen van facturatie software

Wanneer je kiest voor facturatie software, dan is het grootste voordeel dat je er veel tijd mee wint. Een groot deel van het hele factuurproces is geautomatiseerd. Het enige wat jij hoeft te doen is de juiste bedragen in te vullen. Dit is vooral een groot voordeel wanneer jouw factuurstroom groeit, met elke verstuurde en ontvangen factuur win je tijd. Wil je helemaal geen tijd meer besteden aan factureren? Dan kun kiezen om te e-factureren. Hiermee automatiseer je jouw factuurstroom in zijn geheel.

Betalingsherinneringen en iDEAL-link

Een ander voordeel van een factuurprogramma is dat je meer grip krijgt op je debiteurenbeheer. Het begint bij de bankkoppeling. Met deze koppeling worden bankmutaties automatisch realtime verwerkt in jouw factuurprogramma. Zo heb je altijd een actueel overzicht van welke facturen zijn betaald en welke nog openstaan. Mocht een factuur nog openstaan na de betaaltermijn, dan kun je jouw klant een automatische betalingsherinnering sturen. Aan deze factuur, en alle andere, kun je een iDEAL-link toevoegen waardoor je het jouw klant makkelijker maakt om te betalen. De kans is dus ook groter dat jouw klant (binnen de termijn) betaald.

facturatie-app
Met een facturatie app kun je makkelijk een factuur versturen

Mobiele app

Wanneer jouw onderneming groeit, betekent het vaak ook dat je meer onderweg bent. De behoefte om buiten het kantoor te kunnen factureren neemt hiermee ook toe. Factuurprogramma’s zijn dan ook voorzien van een mobiele app. Hiermee kun je dus altijd factureren, ongeacht de locatie.

Een groot voordeel van een factuurprogramma is dat je meer grip krijgt op je debiteurenbeheer

De nadelen van een factuurprogramma

Ten opzichte van factureren in Excel is een factuurprogramma niet gratis. Je maakt gebruik van een clouddienst waarvoor je een abonnement afsluit. Deze is wel maandelijks opzegbaar. Ben je een ondernemer die op de centen moet letten, dan is de stap om een betaalde dienst te nemen dus iets groter.

En omdat je gebruikmaakt van een clouddienst ben je afhankelijk van een werkende internetverbinding. Heb je geen verbinding, dan kun je niet bij je gegevens. Bovendien automatiseer je veel handelingen. Je moet er dus extra goed opletten dat je dit goed instelt. Je wilt bijvoorbeeld niet een betalingsherinnering naar een klant sturen wanneer deze al netjes heeft betaald.

Factureren in Excel of automatiseren?

Het aantal facturen dat ondernemers sturen, loopt erg uiteen. Gelukkig is er voor elke ondernemer een geschikte manier om te factureren. Verstuur je nog niet zoveel facturen en beschik je over genoeg Excel-kennis, dan voldoet het maken van een factuur in Excel. Ook wanneer je net bent begonnen en op je uitgaven wilt besparen, is Excel een prima gratis oplossing.

Maar niet iedere ondernemer heeft verstand van Excel. En wanneer je factuurstroom groter is en je vindt dat het factureren je te veel tijd kost, dan is een factuurprogramma de juiste tool om jou te helpen. Bovendien weet je zeker dat de facturen voldoen aan de Belastingdienst. Ook voor ondernemers die twijfelen is er een uitkomst: je kunt factuurprogramma’s gratis veertien of dertig dagen proberen om te kijken of het bevalt en het de investering waard is.

Populaire software

Rating:
Reviews: te weinig reviews
CRM
Rating:
Reviews: 79
Facturatie
Rating:
Reviews: 83
Facturatie
Rating:
Reviews: 16
Facturatie
Rating:
Reviews: te weinig reviews
CRM
Terug naar boven

Delen via:

Products