Pauline - Online marketeer
Pauline van Putten
Online marketeer
Leestijd 5 minuten
Facturatie
vliegende-start-eisen-factuur.png

Aan welke eisen moet een perfecte factuur voldoen?

Je bent net je eigen onderneming gestart en je hebt intussen al een aantal klussen of projecten afgerond. De eerste facturen kunnen dus eindelijk de deur uit. Een goede factuur stelt je klanten op de hoogte van je verwachtingen en straalt daarnaast professionaliteit uit. Je krijgt er uiteraard ook je betalingen mee binnen. Om je facturen sneller betaald te krijgen, dienen ze ze gestructureerd te zijn zodat alle informatie in één oogopslag inzichtelijk is. Maar hoe stel je eigenlijk een goede factuur op? En aan welke eisen moet je factuur sowieso voldoen? In dit artikel vertellen we je wat deze eisen zijn en helpen je op weg om de perfecte factuur te maken.

Wat moet er eigenlijk allemaal op de factuur staan?

Let er allereerst op dat je alle benodigde informatie beschikbaar hebt. Door de overheid zijn een aantal wettelijke eisen opgesteld waar een factuur sowieso aan moet voldoen. De wettelijk eisen voor een factuur kun je in principe opsplitsen in twee onderdelen: de factuurkop en de factuurregels.

In de factuurkop vermeld je:

  • je BTW-nummer;
  • je KvK-nummer;
  • de factuurdatum;
  • en een uniek factuurnummer.

In de factuurregels vermeld je:

  • de goederen en diensten;
  • de aantallende aantallen;
  • de leverdatum;
  • het totaalbedrag exclusief btw;
  • het btw-tarief;
  • en het te betalen btw-bedrag.

Voldoet het document aan al deze gegevens? Dan kan deze als complete factuur worden beschouwd. Aanvullende informatie kun je vinden op de site van de Belastingdienst.

Ontdek in deze video op welke manieren je een perfecte factuur opstelt:

Wat is niet verplicht maar wel belangrijk?

Naast de verplichte onderdelen van een factuur is er ook informatie die geen eis maar wel van belang is. Wil je bijvoorbeeld dat je factuur op tijd betaald wordt? Benoem dan ook je betalingsvoorwaarden en de vervaldatum. De betalingsvoorwaarden geven aan hoe en binnen welke termijn de betaling volbracht dient te worden. De vervaldatum geeft aan voor wanneer de factuur uiterlijk betaald moet worden. Deze bovenstaande gegevens kun je in je factuurvoet (helemaal onderaan de factuur) benoemen.

Hoe kan ik de betaling nog meer versnellen?

Nu heb je de factuur (bijna) helemaal compleet. Wat je als extraatje nog kunt doen is een betaallink van bijvoorbeeld iDeal of PayPal toevoegen. Dit kun je toevoegen als extra service om het betalen gemakkelijker te maken voor je klant. Hij of zij hoeft alleen op de link de klikken en wordt direct doorverwezen naar een betaalpagina. De klant kan dus snel en eenvoudig betalen en jij hebt op deze manier misschien ook je geld net even wat sneller binnen.

facturatie-excel
Factureren in Excel is gratis, maar je hebt wel kennis van formules nodig

Hoe kan ik deze factuur zo snel mogelijk opstellen?

Ben je nu helemaal op de hoogte van waar een perfecte factuur aan moet voldoen? Dan is het tijd om te beslissen hoe je dit gaat doen. Je kunt je factuur opstellen in Excel of een soortgelijk spreadsheetprogramma. Het grote voordeel, helemaal als beginnend ZZP'er, is dat het programma gratis is. Bovendien is er op elk besturingssysteem wel zo'n programma te vinden. Ook kun je online handige voorbeeldfacturen vinden. Ook wij hebben een gratis template voor je, je vind hem hieronder. Je kunt dus snel aan de slag. Maar, let op: je hebt wel kennis van Excel-formules nodig en wanneer je een fout maakt kan het hele bestand onbruikbaar worden.

eisen-factuur-software
Met een factuurprogramma kun je gemakkelik een professionele factuur opstellen

Factureren met een factuurprogramma

Ben je niet zo handig met het opstellen van een factuur in Excel? Dan zou je facturatiesoftware kunnen overwegen. Hiermee kun je vrij eenvoudig een professionele factuur opstellen. Een factuurprogramma heeft vaak standaard verschillende factuur templates die je kunt gebruiken. Heb je een passend template gekozen? Dan hoef je vervolgens alleen nog je logo toe te voegen en de gegevens van en voor de klant.

Door het programma te koppelen aan bijvoorbeeld een CRM systeem kunnen persoonsgegevens automatisch toegevoegd en verstuurd worden naar de betreffende klant. Reageert een klant niet op tijd op de factuur? Dan kun je met het systeem ook betaalherinneringen instellen. Krijg je vervolgens ook geen reactie hierop? Dan kan je met een integratie tussen een incassobureau eenvoudig de factuur naar het bureau doorsturen. Een facturatiesysteem geeft je dus de mogelijkheid om snel facturen te maken, te versturen en betaald te krijgen.

Populaire software

Rating:
Reviews: te weinig reviews
CRM
Rating:
Reviews: 79
Facturatie
Rating:
Reviews: 83
Facturatie
Rating:
Reviews: te weinig reviews
CRM
Rating:
Reviews: 16
Facturatie
Terug naar boven

Delen via:

Products