De juiste ERP software (Enterprise Resource Planning) vinden voor jou bedrijf is een grote opgave. Er zijn honderden aanbieders die allemaal beloven de beste ERP Software te bieden en je voor alles een oplossing geven.
ERP software zorgt ervoor dat de interne bedrijfsprocessen juist in kaart worden gebracht en je hierdoor ze ook gericht kunt optimaliseren. In deze blog starten we met de hoofdvragen:
- Welke ERP systemen zijn er allemaal?
- Wat is het beste ERP systeem?
- Hoe kies je als ondernemer nou de software die past bij jouw doelen en bedrijfsprocessen?
- Op welke aspecten moet je daarbij letten?
Een goed begin is het halve werk. Lees deze blog door als je een beetje hulp nodig hebt en het kiezen tussen de vele ERP systemen zal gemakkelijker worden. Het is namelijk van belang dat je je ERP systeem gaat uitzoeken aan de hand van jouw bedrijfsdoelstellingen, kortom wat heb jij als ondernemer nodig.
Wat is het beste ERP systeem?
Een ERP systeem kan alleen maar succesvol zijn als het perfect aansluit bij je bedrijfsvoering. Je kunt al een eerste keuze maken of je kiest voor een branchespecifieke ERP of een iets algemenere ERP software. Vaak wordt er door ondernemers toch gekozen voor ERP software dat gespecialiseerd is binnen je branche doordat de software hier volledig op is ingericht.
Bedrijfsprocessen kunnen namelijk verschillen per branche. Voor groothandelaren bijvoorbeeld zal de ERP software meer gericht zijn naar voorraadbeheer, en voor de machinebouw is materiaalplanning een must voor het ERP systeem. Het is dus logisch dat ERP software ook verschilt per branche. Een ERP systeem gericht per branche zal er dus ook voor zorgen dat deze het beste zal passen bij jouw bedrijfsvoering.
Afbakenen van je bedrijfsprocessen
De keuze maken voor een specifiek ERP systeem is lastig. Start dan ook met het afbakenen van je bedrijfsprocessen. Welke bedrijfsprocessen worden binnen jouw organisatie georganiseerd? Hoe worden de voorraden beheerd, wie zorgt er voor eventuele verzending, hoe verlopen de communicatielijnen en hoe wordt de facturatie afgehandeld? Dit zijn enkele voorbeelden van bedrijfsprocessen die perfect geanalyseerd kunnen worden met behulp van ERP software.
Overzicht van alle ERP modules van AFAS Software
Branchespecifieke ERP software
Voor branchespecifieke ERP systemen moet je rekening houden met een aantal punten.
- ERP leveranciers moeten beschikken over functionaliteiten die specifiek zijn voor je branche
- Gespecialiseerde ERP leveranciers weten de laatste ontwikkelingen in je branche. Blijf op deze manier je concurrentie voor.
- Doe de ERP implementatie samen met een ervaren partner of support desk van de ERP leverancier.
- Algemenere ERP systemen kunnen worden aangepast op jouw bedrijfsvoering, maar vaak is dit duur en incompleet.
Is ERP geschikt voor iedereen?
Ja, alleen ZZP’ers of startende ondernemers hebben vaak (nog) geen ERP nodig, omdat die bedrijfsvoering nog prima te overzien is. Niet alleen voor grotere organisaties en multinationals is er ERP software. Er zijn namelijk tegenwoordig veel ERP leveranciers die gespecialiseerd zijn in ERP systemen voor MKB’ers in verschillende branches. Ook als MKB’er kun je dus de beste ERP software krijgen.
De opbouw van ERP voor MKB’ers is gelijk aan andere ERP systemen. Het systeem bestaat uit verschillende modules die je kunt samenvoegen. Denk hierbij aan ondersteuning van financiële zaken, personeelszaken en inkoopfuncties. Daarentegen hebben kleinere organisaties wel andere behoeften dan grotere organisaties. Het is dus wel slim om een ERP leverancier te kiezen die gespecialiseerd is in kleinere organisaties.
Welke ERP systemen zijn er?
Om tot het beste ERP pakket te komen, zul je een keuze moeten maken tussen twee verschillende oplossingen namelijk:
- On-premise ERP oplossing
- ERP in de cloud
- Hybride ERP oplossing
Om tot de juiste keuze te komen dien je ook nog een keuze te moeten maken of je kiest voor Cloud ERP software. Daarnaast zal je de keuze moeten maken voor een On-premise ERP oplossing of een Hybride ERP oplossing. Zorg dat je beide soorten software begrijpt en tegen elkaar afweegt, want de keuze heeft invloed op de kosten, de implementatie, de IT-supportmogelijkheden en de beschikbaarheid van het systeem. Beide systemen zal ik uitleggen met beide de voor- en nadelen.
On-premise ERP systemen
Hoewel clouddiensten en het aantal leveranciers dat ERP cloud software aanbieden tegenwoordig enorm toeneemt, is er ook nog de mogelijkheid van on-premise ERP software. Veel bedrijven kiezen nog steeds voor deze ERP oplossing. Dit is software dat op je eigen hardware wordt geïmplementeerd.
Voor- en nadelen van on-premise ERP software
In tegenstelling tot cloud ERP moet je investeren in de licenties van de software. Dit is een grote kostenpost. Daarnaast moet je IT-afdeling en structuur goed ontwikkeld zijn om dit ERP systeem aan te kunnen en soepel te laten verlopen. Een voordeel van on-premise ERP is dat ze vaak flexibeler zijn in de aanpassing en uitbreiding van de software. Veel productiebedrijven verkiezen on-premise ERP als beste ERP systeem.
Cloud ERP software
Daarnaast zijn er cloud, SaaS of online ERP systemen. Installatie van de software vindt plaats op de server van je leverancier. Je betaalt dan een maandelijks bedrag om via de ERP leverancier gebruik te maken van de software diensten. De ERP leveranciers kunnen ook de zorg van de hardware op zich en daardoor hoeft jouw IT-afdeling deze zorg niet te dragen.
Voor- en nadelen van cloud ERP software
Doordat de leverancier de zorg van de hardware op zich neemt, hoef je hier geen tijd en geld in te investeren. Wel zijn dus de maandelijkse kosten hoger omdat de leverancier deze diensten van je overneemt. Daarnaast ben je gebonden aan de leverancier wanneer je aanpassingen en uitbreiding wilt in de software.
Hybride ERP oplossing
Dan is er nog de derde mogelijkheid. Wil je niet al je diensten online op elkaar hebben afgestemd en uitbesteed, dan kun je ook nog kiezen voor de hybride oplossing. Deze ERP software oplossing zal dan verschillende functies op de on-premise manier verwerken en een deel op de cloud ERP manier. Vaak wordt dan de niet-cruciale data in de cloud verwerkt. Zo heb je dus ‘the best of both worlds’.
Keuze voor de beste ERP software
Of je nu kiest voor cloud, on-premise of hybride ERP software, het hangt samen met de achtergrond van je bedrijf. Denk hierbij aan de branche waar je werkzaam bent, je bedrijfsvoering en wat je uiteindelijk wilt bereiken met het ERP pakket. Wanneer je dit allemaal in gedachten houdt, kies je het beste ERP systeem dat past bij jouw organisatie en het toekomstbeeld.
